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【完全保存版】オンライン研修のやり方徹底解説!無料のウェブ会議ツールと教材作成ツールの比較も!

新型コロナウイルスの影響に伴い、大人数で集まって行う集合研修の実施は難しくなりました。
そのため2021年4月時点で研修のオンライン化を導入する企業が増え続けています。

株式会社デジタル・ナレッジの調査によると、オンライン研修の導入時期は新型コロナの影響が本格化した2020年2月以降が65%。そのうち3~5月が52%を占めていることから、新型コロナ禍で実施が難しくなった対面研修の代替えとしてオンライン研修が導入された様子が読み取れます。

一方で、これまでリアルでの研修を行ってきた企業がいきなりオンライン研修を導入するには様々なハードルがあります。

「どのようなツールを使用すべきか」
「必要な機材は何があるか」
「オンライン研修の運営上の注意点は何か」

など特にこれまでオンラインのツールを使用したことのない企業にとってはどこから手をつければ良いかわかりづらいのが現実です。

そこで本記事ではこれからオンライン研修の導入を検討する企業に向けて、オンライン研修に使えるツールの比較オンライン研修の運営のポイント、さらには実際にZoomを使ってオンライン研修を行う際の設定や使い方を図解を交えて解説しました。

これから自社運営でオンライン研修を行う方は必見です。
※オンライン研修をアウトソースしたい方はこちらの「オンライン研修サービスの提供会社15選 とeラーニングプラットフォーム8選」も併せてご確認ください。

新型コロナによる人材育成と研修分野への影響と研修のVR活用事例を1つの冊子にまとめました。ダウンロードは「新型コロナの人材育成・研修分野の影響調査レポートと研修のVR活用事例」よりお願いします。

 

 

オンライン研修とは

オンライン研修とは、パソコンやスマートフォンを使い、インターネットを介して遠隔地でも受講できる研修のことをいいます。

Web会議ツールを使うことで、どこにいても研修の受講が可能です。講師や受講者が同じ場所に集合する必要がないため、新型コロナウイルスの拡大防止の観点からもニーズが伸びています。

一般的にはオンライン研修の形態には、会社の会議室などに複数人が集まって受講する「多拠点参加型」と、自宅やコワーキングスペースなどから個々で受講する「個別参加型」があります。

多拠点参加型は、自宅にインターネット環境がない人でも受講ができ、従来の研修同様、受講者同士で体を動かすグループワークなどが可能です。

以下では、改めてオンライン研修のメリット・デメリットをみていきたいと思います。

オンライン研修のメリット

オンライン研修の最大のメリットは、国内外どこにいても研修を受講できること。感染症の拡大防止のため人の移動に制限がかかったり、一か所に集まることが難しかったりする場合でも、研修を開くことができます。

また、移動にかかる交通費や宿泊費、会場費など、さまざまなコストの削減にもなります。そして、ライブ配信はもちろん、録画配信も可能。業務の都合で研修に出られない人や理解度を高めたい人も録画を見て研修を受けることもできます。

オンライン研修のデメリット

オンライン研修のデメリットは、受講者同士のコミュニケーションが不足しやすいことです。集合研修は受講者同士の交流の場にもなっており、社員の仲間意識やつながりを作る役割もありました。オンライン研修は画面越しの対面となり、場の空気感や雰囲気の共有がしづらくなってしまいます。また、参加意欲の低下や聞き流しているだけで理解に至らないケースなどもあります。

ただ、これらのオンライン研修のデメリットは運営上の工夫で解決できます。研修中に意見交換や受講者が発言しやすい時間を設けるなど、積極的にコミュニケーションできる機会を作ることや、受講中の様子がわかる「顔出しでの受講」や、研修内容の理解度を測定する「テストの実施」などの工夫を行うことが必要です。運営上のポイントの詳細に関しては記事後半にて紹介しておりますのでそちらをご確認ください。

また、オンライン研修は受講者がそれぞれ別の場所にいるため、特殊な機材の使い方を学ぶ「実習型」の研修を行うのには不向きです。機材の使い方を学ぶような研修の場合は、VRを使った研修を検討することをおすすめします。

VRを活用した研修事例として、BMLフード・サイエンスが行なった食品衛生管理のVR研修が受講者満足度100%を達成した事例が参考になります。詳細は【VR研修活用事例】コロナ禍における新人研修で満足度100%! 食品衛生管理のVR研修|BMLフード・サイエンスより。

 

ここからはオンライン研修に必要な研修ツールをご紹介していきます。

オンライン研修に最低限必要なのは大きく分けて、1) Web会議システム、2) 教材作成・学習管理ツール、3) インターネット、4) マイク・カメラなどの機材です。マイクやカメラに関しては、Windowsのパソコンの場合は内臓されていないものもありますので、外付けのマイク・カメラが必須になります。

まずは、ツール1つ目「Web会議システム」を詳しく見ていきたいと思います。

オンライン研修ツール (1) – 無料・有料のWeb会議システム9選

Web会議システムには大きく「無料」と「有料」があります。

無料のWeb会議システムで代表的なものは「Zoom」や「Google Meet」、「Microsoft Teams」などがあります。無料といっても大幅に機能を制限されているわけではなく、オンライン研修時に必要な「質問機能」「ホワイトボード機能」「グループ分け / ブレイクアウトルーム機能」「録画機能」を標準で備えているものが一般的です。

無料版でネックになってくるのは機能面ではなく「最大接続人数」や「時間制限」です。
以下では無料のWeb会議システムの機能比較の表をまとめましたので、ご参照ください。


(※クリックすると拡大します)

上記の表を見ると、無料版だとSkype Meet Nowを除いて、全てに40分から60分の時間制限があることがわかります。一つの研修を40分以内に終わらせることは難しいので、オンライン研修ツールとして利用するには難があります。

一方で時間制限のない Skype Meet Nowは時間制限はないものの、オンライン研修に必要不可欠な「グループ分け機能」がありません。グループワークを行う必要がない受講型のオンライン研修では問題ありませんが、受講者同士でのワークを行う研修では使いづらいです。

また、有料版のWeb会議システムはそこまで高価ではなく、毎月1,000円程度で利用できるものもあります。有料版では無料版のネックになる「時間制限」はほとんどありません (例えばZoomの有料版では連続30時間の時間制限がありますが、30時間研修を行うことは現実的には難しいので、実質無制限と言えます)。

以下では有料版のWeb会議システムの機能比較の表をまとめましたのでご参照ください。


(※クリックすると拡大します)

以下では個別のWeb会議システムの特徴を個別にご紹介していきます。

1. Zoom

ZoomはWeb会議システムのトップシェア。他の主要Web会議システムと比べても接続が安定しており、画質・音質が良いのが特徴です。同時接続人数も特に多いため、100人以上の大規模な研修を行う場合におすすめ。アプリのインストールを事前にしておけば、参加者はアカウント登録不要で、スマホやタブレットからの参加も可能です。

無料版でもローカル録画が可能。無料版には3人以上の会議時間は40分までの制限がありますが、有料版には時間制限はありません。

サービスURL: https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

2.Webex

音声・映像ともに高品質なコミュニケーションが複数人でできるWebex。AIによる文字起こしなど、AIを活用したサポートが特徴で、アカウント登録なしで利用できます。

日本語・英語・フランス語など、14言語に対応。ビジネスをグローバルに展開している企業には大きな魅力です。Windows、Mac、LinuxのすべてのOSに対応しているため、ユーザーを選びません。

サービスURL: https://www.webex.com/ja/video-conferencing.html

3.Microsoft teams

マイクロソフトが提供するグループウェアMicrosoft teamsは、チャット機能やファイル共有機能、Officeアプリとの連携機能などがあり、Microsoftアカウントがあれば無料で利用が可能。コミュニケーションツールを一元化したい場合などに適しています。

無償版でもビデオ会議機能が利用できますが、録画はできません。有料版には最大300人までのビデオ会議ができるプランや、最大10,000人のオンラインベントが開催できるプランがあります。

サービスURL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

4.Google Meet

Google Meetは、Webブラウザ上で行う会議システム。専用のアプリをインストールする必要はありません。スマホなどモバイルデバイスで使用する場合には、Google Meetアプリから参加可能です。

会議を主催するにはGoogleアカウントが必要で、無料版では参加者が3人以上の会議時間は1時間まで。最高100人まで参加できます。有料プランでは、録画やブレイクアウトセッションなどの利用が可能。

サービスURL: https://apps.google.com/intl/ja/meet/

5.Skype Meet Now


マイクロソフトが提供するビデオ通話サービスSkypeが提供する会議システム。開始・参加にSkypeのアカウントやサインインは必要ありません。最大100名が参加可能。ただし、SkypeはZoomなどに比べてデータ通信量が多いため、参加者が多いほど接続が不安定になる可能性があります。

サービスURL: https://www.skype.com/ja/free-conference-call/

6.Calling Meeting

1つのIDにつき月額1,500円で通話時間が無制限のCalling Meeting(別途初期費用20万円)。参加者はアカウント登録不要で、URLをクリックするだけで参加できます。1つのルームに同時に30人まで入室が可能です。

資料の共有やダウンロード、録音・録画機能をはじめ、通話終了後にアンケートの表示も可能なため、研修の感想や理解度などの情報収集も可能です。

サービスURL: https://www.calling.fun/

7.connect live

Connect liveは、初期費用がかからず、1つのIDにつき月額1,950円で利用可能。

1つのルームに25人まで参加可能で、参加者は発行されたURLにアクセスするだけ参加できます。Web会議に必要な基本機能が揃っており、国内サーバー利用で通信はすべてHTTPを使用。また、SSL/TLSプロトコルによって暗号化されています。

サービスURL: https://comm.rakuten.co.jp/houjin/connectlive/

8.Live On

完全定額制で月額3,000円のLive Onは、高度な独自技術を採用した高音質・高画質が特徴。通信環境があまり良くない海外拠点や、通信に負荷がかかる多拠点での接続の際もクリアな音声を実現します。資料共有やホワイトボード機能など、多彩な機能を簡単な操作で使え、パソコン操作が不慣れな人でも操作しやすくなっています。

サービスURL: https://www.liveon.ne.jp/

9.V-CUBE ミーティング


V-CUBE ミーティングは、テレビ会議クオリティの高音質・高画質と安定した接続性を実現したWeb会議サービスです。暗号化はIPアドレスによるアクセス制限が可能と強固なセキュリティが備わっていることが特徴で、導入実績は5,000社以上にのぼります。
Web会議に欠かせない画面録画やホワイトボードなどの便利機能に加え、リアルタイムの音声テキスト化・翻訳にも対応。グローバルで展開中の企業にもおすすめです。

サービスURL: https://jp.vcube.com/service/meeting

オンライン研修用のWeb会議システム9つをご紹介してきました。最もよく使われているのはZoomです。

オンライン研修のツールとしてZoomが一番利用されている大きな理由は、研修を行ううえで便利な機能が用意されており、操作性も簡単であることです。

正直2021年4月の段階では、使用できる機能や使用感にそこまで大きな差はありませんが、Zoomがいち早く機能拡充を行ったのがシェア拡大に繋がったと感じています。機能面では大きな差がないものの、Zoomの使い方に慣れているユーザが多いのも事実。そのため、Web会議システムで迷った場合はZoomを使用することをおすすめします。記事後半では、オンライン研修用のZoomの設定や使い方を解説していますのでそちらもご確認ください。

オンライン研修ツール (2) – 教材作成・学習管理ツール8選

オンライン研修に必要なツール2つ目は教材作成・学習管理ツール、通称LMS (Learning Management System)です。

教材作成・学習管理ツールのメリットとして、自社オリジナルの研修プログラム作成はもちろん、一般的なビジネスマナー・コンプライアンス・情報セキュリティなどの研修教材が用意されており、自社で作成する手間が省けることです。

さらに受講者の進捗状況や理解度などがわかる受講管理機能も充実。しっかり研修効果を上げることができます。本格的にオンライン研修を推進していくのであれば、教材作成ツールの導入の検討をおすすめします。

1. AirCourse

サービス名 AirCourse(エアコース)
費用 ・フリー:0円
・ベーシック:1ユーザーあたり360円(税別)/月
・コンテンツプラス:1ユーザーあたり600円(税別)/月
※100名ユーザー以上の場合、ベーシック・コンテンツプラスプラン共に割安
対象人数 ・基本料金プラン:1~99ライセンス
・3,000ライセンス以上も可
会社名 KIYOラーニング株式会社
住所 東京都千代田区紀尾井町4-13 マードレ松田ビル3F
サービスURL https://aircourse.com/

AirCourseでは標準的な研修動画が予め用意され、初期費用が0円。月々の利用料は、0円のフリー・ベーシック・コンテンツプラスの3つの料金プランにより異なりますが、比較的ローコストで利用できます。

基礎セキュリティ知識やハラスメント研修など、わかりやすい動画研修があり、フリー・ベーシックプランではお試し用の5コースが受講可能(コンテンツプラスプランでは受け放題)。

オリジナルの研修内容もアップ可能で、研修に使用したい動画をアップするだけで、社内やグループ内に簡単に動画マニュアルを配信できます。

研修の出欠管理やリマインド、資料共有アンケートなど、集合研修を一元管理できる研修管理機能は、すべてのプランで利用可能です。

2. KnowledgeDeliver

サービス名 KnowledgeDeliver(ナレッジ・デリバー)
費用 100ユーザーライセンス:500,000円
1,000ユーザーライセンス:1,000,000円
サーバーライセンス(ユーザー無制限):3,000,000円
対象人数 ~100ライセンス/~1,000ライセンス/~無制限
会社名 株式会社デジタル・ナレッジ
住所 東京都台東区上野5-3-4 eラーニング・ラボ 秋葉原(本社)
サービスURL https://www.digital-knowledge.co.jp/product/kd/

eラーニングに必要な3つの機能「教材作成」「学習」「運用管理」が標準搭載されたKnowledgeDeliver。拡張機能としてWeb会議システムとの連携機能が搭載され、LMS(学習管理システム)上でシームレスに学習が可能。学習履歴まで一元管理できます。

簡単にわかりやすい教材を作成することができ、手持ちのPowerPointやPDFなどの資料を教材として利用することも可能。費用は内容により異なり、要望に合わせてカスタマイズができる柔軟さが強みです。

3. LearnO ラーノ

サービス名 LearnO(ラーノ)
費用 eラーニング4,900円プラン:50人まで4,900円(税別)/月~
eラーニング標準プラン:100人まで14,900円(税別)/月~
eラーニング教育設計プラン:要見積もり/月
対象人数 eラーニング4,900円プラン:1~50人/~100人/~300人/~500人/~800人/~1,000人/~1,500人/~2,000人(2,000名以上対応)
会社名 Mogic株式会社
住所 東京都練馬区石神井町3-3-31 モノデコール石神井公園1F-4F
サービスURL https://learno.jp/

LearnOの主な機能は、動画コンテンツの配信・受講、PDFコンテンツ、アンケート集計、受講者のグループ管理、学習者へのメール配信、CSVデータでの一元管理など。1年に4回以上のアップデートがあります。

eラーニングのコンシェルジュを目指し、それぞれの法人が持つ悩みや課題の解決、導入後のフォローなど徹底的にサポートする姿勢が特徴です。

4. Generalist/LW

サービス名 Generalist/LW
費用 使った分だけお支払いプラン:1~100ID40,000円(税別)/月~
毎月お得な定額プラン:1~100ID20,000円(税別)/月~
対象人数 1~100IDごと1,000IDまで
会社名 東芝デジタルソリューションズ株式会社
住所 神奈川県川崎市幸区堀川町72番地34
サービスURL https://www.toshiba-sol.co.jp/business/gene_lw/lw_lp.htm

2つの定額料金プランから選べるGeneralist/LW。月々の支払いは契約ID数により異なり、100名単位で細かく料金体系が設定されているので、無駄なく契約可能です。

「コンプライアンス入門」や「リーダーシップとは?(初級)」など、各種レディメイドコンテンツが用意されており、追加で利用可能。オリジナルコンテンツも2ステップで作成できます。

5. iStudy LMS

サービス名 iStudy LMS
費用
対象人数
会社名 株式会社クシム
住所 東京都港区南青山6丁目7番2号 VORT南青山Ⅰ 3階
サービスURL https://www.kushim.co.jp/service/istudy_lms

iStudy LMSは、eラーニング、研修・学習・コンテンツ管理、集合研修マネジメント、スキル管理などの豊富な機能を搭載したハイスペックLMS。社員のスキルや資格取得状況も一目で把握できます。

プログラミングなどの専門知識がなくても手軽にオリジナルコンテンツが作成でき、インターフェイスもシンプルで操作が簡単。コンテンツを倍速で再生できるため、研修時間を短縮することも可能です。

6. サイバー大学

サービス名 サイバー大学
費用 エントリープラン:初期費用100,000円(税別)70,000円(税別)/月
スタンダードプラン:初期費用200,000円(税別)200,000円(税別)/月
プロプラン:初期費用500,000円(税別)360,000円(税別)/月
対象人数 無制限
会社名 株式会社サイバー大学
住所 東京都港区芝公園2-6-3 芝公園フロントタワー7階(東京オフィス)
サービスURL https://cc.cyber-u.ac.jp/camp/cc/pc/

登録ユーザー数が無制限で月額固定性のサイバー大学は、ユーザー数が増えてもリーズナブルに利用できるのが特徴。ソフトバンクが設立したフルオンライン大学、サイバー大学で遠隔地に住む学生がプレゼンで使うツールがビルトインされており、幅広い年代の誰もが簡単に教材コンテンツを作れるように設計されています。

7. コーナーストーン

サービス名 コーナーストーン
費用
対象人数
会社名 コーナーストーンオンデマンドジャパン株式会社
住所 東京都中央区銀座三丁目7番6号 CIRCLES銀座6階
サービスURL https://www.cornerstoneondemand.jp/event/campaign/csod-lms-lxp

コーナーストーンは、LMSにLXP(学習体験プラットフォーム)を組み込んだ唯一の包括的クラウド型ランニングソリューション。集合研修やeラーニング、バーチャルなど、多様な研修が一括で受講管理が自動化されています。コンテンツ容量も無制限。アップロードもドラッグ&ドロップで数分で完了します。社員の所属部署や役職などが変わっても、研修の動的割り当てが可能です。

8. Shouin

サービス名 Shouin
費用 人数による
対象人数
会社名 ピーシーフェーズ株式会社
住所 東京都渋谷区神宮前6-19-20 第15荒井ビル6F
サービスURL https://shouin.io/

個人のスマホを利用し、いつでもどこでも学習ができるShouin。業務取得に特化した機能が満載です。動画やPDFで事前にマニュアルをチェックできるため、OJTにかかる時間を大幅短縮。

実際の業務の様子を撮影した動画をオンライン上でチェックできるため、スキル把握もできます。2週間のサイクルで機能の改善や新機能アップデートを行っているため、ユーザーの意見を取り入れ、使いやすく成長します。

オンライン研修ツール (3) – インターネット環境

オンライン研修に必要なツール3つ目はインターネット環境です。

当たり前ですがオンライン研修を行う場合、インターネット環境はとても重要です。
インターネット環境が不安定だと、オンライン研修を中断しなければいけなくなり、進行全体に影響します。

運営側はもちろん、受講者側のインターネット環境にも問題がないかを事前にチェックすることをおすすめします。

受講者側に十分なインターネット環境が用意できない場合には、最寄りの事業所で受講できるようにする、自宅のインターネット環境を整える補助を行うなどの配慮が必要になります。

オンライン研修ツール (4) – マイクやカメラなどの機材

オンライン研修に必要なツール4つ目はマイクやカメラなどの機材です。

インターネット環境同様、オンライン研修を行ううえで、マイクやカメラは欠かせません。
受講者のパソコンにカメラが内蔵されているかを事前に確認し、ない場合は外付けのUSBカメラの用意やスマホをWebカメラとして使えるアプリを連携させて、カメラを機能させましょう。

マイクは、1対1での研修であればパソコンやスマホの内蔵マイクでも問題ありませんが、複数人の場合は外付けのマイクを用意するのがおすすめ。高品質な通話ができ、ハウリングも防止できます。音声を聞き取りやすくするために、ヘッドホンも用意しておくと安心です。

オンライン研修のやり方:運営の7つのコツとポイント

ここまで、オンライン研修で使えるツールを紹介してきました。ツールの準備ができたら、次はオンライン研修のプログラム作成を行っていきます。

冒頭で触れた通り、従来のリアル研修とオンライン研修では運営上抑えておくべきポイントが異なります。以下ではオンライン研修を行う上での運営上のポイントを7つご紹介していきます。

(1) オンライン研修では実践を想定した演出を

オンライン研修はリアルな感覚がつかみにくいため、受講者が受け身になりやすくなり、研修に身が入りづらくなるケースも。

オンライン研修だからこそ実際の業務シチュエーションに近い状況を設定し、受講者側が実践を想定しやすくなるような工夫をしましょう。

実際の業務の流れに沿って研修を行い、シチュエーションごとの対処法や思考方法を教えていくなど、実践を想定したプログラム策定や演出を行うのがポイントです。

(2) オンライン研修では時間は短く、休憩はこまめに

1人でモニターを見つめて話を聞くオンライン研修で、集中力が続くのはおよそ30分から1時間程度。長時間モニターを見続けると、集中力が低下し、目も疲れてしまいます。

ヘッドホンを使っている場合には、長時間使用し続けると耳が痛くなってしまうこともあります。そのため受講者が無理なく集中できるよう、10分程度の休憩を適宜入れるようスケジュールを組みましょう。

また、事前に資料を共有する、資料を事前に確認させる等、できるだけ研修時間が短時間で終了するような工夫も重要です。

(3) オンライン研修では「事前のテクニカルトレーニング」が重要

オンライン研修を行ううえで、欠かせないのがWeb会議システムなどの基本的な操作。

操作方法がわからなければ、十分な研修効果が得られないリスクがあります。オンライン研修で使用するツールに慣れていない人を想定した事前のテクニカルトレーニングを行いましょう。

操作マニュアルを準備し、研修が始まる前にマイクやカメラのオン・オフの切り替え方など、操作方法を実践する時間を設けることをおすすめします。

(4) グラウンドルールを設定することで研修がスムーズに

画面越しだと受講者の表情が読み取りづらく、メモなどを取っているかもわかりづらいオンライン研修。受講者が理解できているかを確認できるよう、あらかじめグラウンドルールを設定しておきましょう。

たとえば、理解できた時にはOKサインを出す、わからなければバツをつくるなど、大きめのリアクションを取るようグラウンドルールを設定しておくと、受講者の理解度を把握しやすくなり、受講者が積極的に参加している雰囲気を作ることができます。

(5) オンライン研修は顔出しで行うのが基本

オンライン研修は、原則顔出しで行うようにしましょう。

顔が見えていないと受講者の気持ちに緩みが生じ、研修を聞き流してしまう可能性があります。また、グループワークを行う際にも、相手の顔が見えないと臨場感がなく、コミュニケーションも取りづらくなります。

事前に顔出しで受講するという了解を受講者から取っておくとスムーズです。

(6) 意図的に雑談・交流機会を設計

それぞれがリモート環境で行うオンライン研修は、意図的に雑談や交流の機会の場を設ける必要があります。

集合研修では、休憩時間などで自然と横のつながりをつくる機会がありますが、オンライン研修ではそのような機会はありません。

休憩時間にグループをシャッフルしたり、雑談ができる時間を取るなど、社員同士のつながりや一体感を得られる環境づくりを心掛けましょう。

(7) オンライン研修ではクラウドツールを活用

オンライン研修でグループワークなどを行う際に、GoogleスライドやGoogleドキュメントなどのクラウドツールを使うと、同じドキュメント上で他の受講者と一緒に作業ができるため、リアルタイムで状況を把握することができます。

そのまま講師にコメントや編集をしてもらうことも可能で、効率的かつ有意義な研修に役立ちます。

【図解】Zoomを使ったオンライン研修の設定手順とやり方を徹底解説

ここからは実際にZoomを使ったオンライン研修の設定手順と使い方を解説していきます。

まず最初に、研修でZoomを使う前に有料アカウントにアップグレードすることをおすすめします。
Zoomの無料版でもほとんどの機能を利用できますが、無料アカウントの最大のデメリットは40分の時間制限。

月額1600円程度で使用できるのでそこまで大きな費用負担はありません。
参加者の遅延など予期しない事が起こりますので、事前に有料アカウントを使用されることをおすすめします。(参加者は無料アカウントのまま、もしくはZoomに登録しなくてもok)

A. 必要機能の設定方法 (事前設定)

ここでは、Zoomで研修する前にやっておくべき事前設定をご紹介します。

まずはZoomのウェブサイトにアクセスし、ページ右上の「サインイン」をクリック。ログイン情報を入力後、ログインします。

※すでにログインしている場合は以下のような表示になりますので、ページ右上の「マイアカウント」をクリックします。

ログイン後、ページ左の「設定」をクリック。

事前準備はこちらの設定ページで行います。以下では設定しておくべきポイントをご紹介していきます。

1. 待機室の設定をオンにする
研修の主催者がログインする前に参加者がミーティングルームに入る可能性があります。
その際、待機室の設定をオンにしておくと、主催側の準備ができたタイミングで参加者の入室の許可をすることができますので、この設定をオンしておくことをおすすめします。

2. ミーティングパスコードの設定
次にパスコードの設定を行います。パスコードの設定をすることでセキュリティが向上しますので設定をすることをおすすめします。
以下のスクリーンショットの「ミーティングパスコード」と「電話で参加している出席者に対してはパスコードが必要です」(AとBの箇所)をオンにすることで

また、「ワンクリックで参加できるように、招待リンクにパスコードを埋め込みます」(Cの箇所)をオンにしておくと、招待リンクを経由して参加したユーザに対しては自動でパスコードが埋め込まれます。招待者はパスコード入力を行わなくてもミーティングルームに参加できますので、利便性が向上します。

最後に「認証されているユーザーしかミーティングに参加できません」(Dの箇所)はオフにしておきます。
これをオンにすると、Zoomアカウントを持っていない参加者がミーティングルームに参加できなくなりますので、Zoomアカウント無しでも参加できるようにしたい場合はこの設定をオフしてください。

3. チャット機能の設定
次にミーティング時に使用するチャット機能をオンにします。
「プライベートチャット」もオンにしておくと、参加者同士でチャットができるようになります。

「チャット自動保存」をオンにしておくと、ミーティング終了後全てのチャットの内容がテキストファイルでダウンロードされますので、ミーティング時に別でメモを残しおく必要が無くなり手間を省くことができます。

また「ファイル送信」もオンにしておくと、チャットでファイルを共有することができます。
(※ただし、研修では前述のクラウドツールを活用することをおすすめします。例えばファイル共有の場合は事前にGoogleドライブにファイルを入れておいて必要に応じて表示するほうがスムーズです。)

4. ミーティング投票
「ミーティング投票」をオンにします。
「ミーティング投票」をオンにしておくと、研修中に簡単なアンケートをとることができます。

5. 画面共有
ミーティング中に資料や画面共有を行う場合は、この「画面共有」をオンにしておきます。

6. ホワイトボード機能
「ホワイトボード」機能をオンにします。
使い方の詳細は後述しますが、研修中での簡単な図解を作成する際に便利です。

7. 非言語的なフィードバックとミーティングリアクション

「非言語的なフィードバック」と「ミーティングリアクション」をオンにします。
この文言だけを見るとピンとこないかと思いますが、研修中で質問がある際の挙手や「はい、いいえ」の回答などを使用するための機能です。
この設定をオンにしておくことで、研修の流れを止めることなく参加者とのコミュニケーションを図ることができます。

8. ブレイクアウトルーム

「ブレイクアウトルーム」の機能をオンにします。ブレイクアウト機能の詳細に関しては後述します。

9. ブラウザからの参加を許可

最後に「ブラウザからの参加を許可」をオンにします。
この機能をオンにすることで、Zoomアカウントを持っていない参加者も参加ができるようになります。

B. 研修用のミーティングの設定方法

事前の設定が終わった後で、実際にミーティングURLの発行し、設定を行います。
今回はウェブ経由での設定方法を解説していきます。

1.ページ右上の「ミーティングをスケジュールする」をクリックします。

2. ミーティングの設定ページに移動した後、必要情報を入力していきます。

A. 研修のタイトルを入力
B. 開催日時を入力
C. 研修の所要時間を設定
D. タイムゾーンを選択します。日本のタイムゾーンになっていることを確認してください。(日本以外に設定されている場合は開催日時がずれてしまいます)
E. パスコードを設定します。自動生成されたものをそのまま使用されることをおすすめします。
F. 「待機室」にチェックを入れます。関係のない外部の人が入室するのを防止できます。
G. Zoomアカウントを持っていない人も参加する場合は「参加時に認証を求める」はチェックしないことをおすすめします。

H. 前述の通り、カメラは基本オンにすることをおすすめします。参加者の主体性が向上します。
I. 音声は両方を選択
J. 研修の場合、録画のし忘れを防ぐために事前に「ミーティングを自動的にレコーディング」をオンにすることをおすすめします (参加者には参加時に通知されます。)
K. 「保存」をクリックして保存します。

保存をした後、ミーティングURLを参加者に共有します。
「招待リンク」にあるURLをメールやチャットで送信するか、「時刻」の箇所にあるカレンダー連携でURLを送付する方法があります。(※カレンダー連携に関しては今回は割愛)

これで、研修用のミーティングの設定は終了です。
最後に、研修中に質問予定のアンケートがあれば事前に設定しておくと便利です。

同じミーティングの設定ページの下部分にスクロールすると、投票のセクションがあり、「追加」ボタンからアンケートを追加します。

「追加」ボタンをクリックすると、以下の画面が表示されますので、事前にアンケートの内容を設定することができます。

C. Zoom研修中に主要機能の使い方

研修用のミーティングURLの発行ができれば、ツールの準備は完了です。
ここからは、研修中に使用する主要な機能の使い方を説明していきます。
(以下で紹介する画像はMac上でZoomのアプリを使用しております。また、プライバシー含む内容に関しては一部白抜きにしております。)

1. 音声のオン・オフ
Zoomのミーティングルームに入ると、以下の画像のようにオーディオをオンにするように求められます。
もし、オンにし忘れた場合でも左下のオーディオに接続をクリックすると音声をオンにすることができます。

2. 参加者の入室・承認
Zoomのミーティングルームに参加者が入室すると、画面中央の上に通知が表示され、「許可する」をクリックすると入室が許可されます。

また、画面下のメニューバーの「参加者」をクリックすると右側に「待機室」にいる参加者のリストが表示されます。
こちらからも入室許可をすることができます。

3. 画面シェアとホワイトボード
画面下のメニューバーの「画面の共有」をクリックすると、以下の画像のような表示がされます。
「ホワイトボード」を使用する場合は、その画面上で「ホワイトボード」をクリック。その他の画面を共有したい場合は該当のスクリーンを選択すると参加者全員とシェアされます。

4. 投票・アンケート
画面下のメニューバーの「投票」をクリックすると、事前に設定しておいたアンケートが表示されます。
必要に応じて編集を行い「投票の起動」を行うと、参加者全員にアンケートが共有されます。

参加者側の画面で見ると、以下のような画面が表示され回答を求められます。

アンケートの回答結果は集計されて確認ができ、参加者と共有することも可能です。

5. 反応・挙手
画面下のメニューバーの「反応」をクリックすると、挙手や「はい・いいえ」の質問、いいねボタンや拍手などリアクションを表示することができます。
使用用途としては、ミーティングの流れを中断せずに意思表示をしてもらう際に有効です。

「手を挙げる」をクリックすると画面左上に手の絵文字が表示されます。

拍手やいいねなどの絵文字リアクションを非表示にしたい場合は、Zoomの設定の「ミーティングリアクション」をオフに、
逆に絵文字リアクションだけを残したい場合は「非言語的なフィードバック」をオフにしてください。

6. ブレイクアウトルーム
Zoom研修で必須といっても過言ではない機能が「ブレイクアウトルーム」です。
画面下の「ブレイクアウトルーム」をクリックすると、ルーム作成の方法を選択できます。

ランダムで割り当てたい場合は「自動で割り当てる」を選択し、手動で選択する場合は「手動で割り当てる」を選択します。
他にも例えば、それぞれのブレイクアウトルームにテーマを持たせて、参加者に選択させる場合は「参加者によるルーム選択を許可」をすることもできます。

「作成」をクリックすると、それぞれのルームに誰を割り振るかを選ぶことができます。
それぞれの参加者の右側にある「移動先」をクリックすると割り振ることができるルームが表示されます。

また、ルーム数を増やしたい場合は下の「ルームを追加」で行えます。

ブレイクアウトの設定を行う場合は左下の歯車アイコンをクリック。
特にブレイクアウトルームの時間設定は予め行っておくと便利です。例えば10分に設定しておくと10分後自動でブレイクアウトルームが終了します。

ブレイクアウトルームの設定が終わった後、「すべてのルーム開ける」をクリックすると、ブレイクアウトルームがスタートします。

ブレイクアウトルームがスタートすると、以下のような形で参加者に通知がいき、「参加」を押すと割り当てられたルームに移動します。

ブレイクアウトルームがスタートすると、ホストは元々いたメインのルームに残ります。
もし各ルームを見て回りたい場合は、画面下の「ブレイクアウトルーム」をクリックします。

そして、参加したいルームの右側部分の数字にカーソルを合わせると「参加」と表示されますので、そちらをクリック。
「はい」をクリックすると該当のルームに移動できます。

ブレイクアウトルームの時間が切れると、参加者側に以下のような通知が表示され、「メインセッションに戻る」をクリックすると元々いたメインルームに戻ることができます。

 まとめ

オンライン研修のやり方の解説と、役立つウェブ会議ツール、教材作成ツールの比較をご紹介しました。オンライン研修を導入するにあたり、具体的にどのような研修にしたいのか、どんなスキルを身につけさせたいのかを考え、最適なツールを選びましょう。

どのツールがよいか迷った時はよく使われているツールを選ぶと、利用者が多いため使用方法など様々な情報をインターネット上で見つけることができます。何かあった場合も対応策が見つけやすいのでおすすめです。

オンライン研修をこれから導入したいという方のために、本記事が参考になれば幸いです。

最後に、従来の画面越しのオンライン研修では実施が難しい、実習型の研修や技術研修にはVRが活用されるケースが増えています。VRを使ったオンライン研修に関しては以下の2つの記事や「新型コロナの人材育成・研修分野の影響調査レポートと研修のVR活用事例」も併せてご確認ください。

1. コロナ禍の人材育成に活かされる「VR研修」の押さえておくべき基礎知識まとめ
2. 【VR研修9選】4つの最新研修事例と5つの研修提供会社をご紹介!

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